comment 0

Hoe ik onverwachts mijn team inspireerde en betrokken maakte

bell

…met een fietsbel

Als Scrum master van een Scrumteam probeer ik de Standup op de meest geschikte (en zo vroeg mogelijke) tijd te houden, om elke dag een goede start te maken.

Zoals we allemaal weten: bij een Standup geef je antwoord op drie vragen: Wat deed je gisteren? Wat ga je vandaag doen? Ga je problemen ondervinden bij jouw taken?

Ook vraag ik mijn team, wanneer ik iets ‘nieuw’ introduceer, om dit in ieder geval twee sprints te proberen. Een sprint om aan de verandering te wennen en de tweede sprint om het echt te proberen. Op deze manier kunnen mensen een geïnformeerde keuze maken of deze verandering ook echt een verbetering was, of dat het team er beter weer mee kan stoppen.

Na een paar maanden in onze huidige team samenstelling, kwamen we een probleem tegen. Bij elke Standup kwamen mensen te laat. Sommigen kwamen zelfs helemaal niet opdagen, het was echt een worsteling. Tijdens de Standup lette mensen niet op, de meesten gaven bij hun update slechts op een van de drie vragen een antwoord. Kortom: het team kwam focus tekort.

Het Scrum-proces was mijn eerste doel. Ik kon niet alle problemen die we hadden als team zelf oplossen met slechts een kleine wijziging dus: de Standup. Klein beginnen. In een poging de Standup weer aantrekkelijk te maken, kocht ik een fietsbel. Ik heb de fietsbel opgehangen aan het Scrumbord met de gedachte: als we in ieder geval maar op tijd beginnen, dat zou al iets zijn. Dus het ringelen van de fietsbel door mij, was nu het startsignaal van de Standup. De fietsbel was, om eerlijk te zijn, erg hard en onplezierig. Maar, daarmee ook moeilijk om niet te horen of te negeren, wat uiteindelijk ook het doel was. Ik vond de fietsbel in ieder geval een leuk idee, en ging er met het team mee aan de slag.

Samen met de fietsbel maakte ik nog een aantal veranderingen aan de Standup, zoals: kies de volgende die aan de beurt is, maar niet je buurman/vrouw. Eerst gebruikte ik hierbij ook nog een ‘Talking stick’, later was deze niet meer nodig. Ook was iedere dag iemand anders verantwoordelijk voor het starten van de Standup. Aan het einde van de Standup wees die persoon degene aan die de volgende dag de Standup zou starten. Al deze veranderingen werden onderdeel van het team en worden nu nog, in meer of mindere mate, gedaan.

De fietsbel werd al snel het meest gehate object op de vloer. Mensen deinsden weg zelfs voor ik de fietsbel af liet gaan. Tijdens de eerste sprint maakte ik met het team de overeenkomst dat ik de bel niet zou rinkelen als iedereen op tijd bij het bord stond. Zo’n 60% van de tijd werkte dit prima, maar sommige mensen bleven te laat komen. Ze zagen niet dat de fietsbel (voor anderen) een probleem was of ze gaven er niet om, ik weet het niet. Tijdens de Retrospective raakten we kort het onderwerp ‘fietsbel’, maar we gingen er niet te diep op in, we hadden immers nog een print voor de boeg.

Tijdens de tweede sprintbleven dezelfde mensen te laat komen en bleven achteloos als het over het team ging. Tijdens de Retrospective van de tweede sprint, het team kwam al snel tot de conclusie dat de fietsbel weg moet. Maar de Standup. Hou zou dat dan moeten gaan? Een discussie ontstond, en na een tijdje merkte ik op dat mensen elkaar eerlijk en open feedback aan het geven waren! Ik hoorde dingen als: ‘Ik merk dat je steeds te laat komt bij de Standup, ik voel me daardoor niet serieus genomen, waarom kom je te laat?’ en meer van dit soort frases. Ze hadden het niet meer over de fietsbel, ze waren openlijk gedragingen aan het bespreken! De fietsbel was een middel geworden om het groepsproces te bespreken!

Na een fijne, eerlijke en open Retrospective was er een conclusie. Dezelfde mensen die steeds te laat kwamen bleken dit niet met opzet te doen. Ze gaven er wel om, ze hadden alleen niet door hoe anderen ermee zaten en beloofden beterschap. Het team keerde toen naar mij en ik haalde *de gehate fietsbel* weg. Sinds die tijd begint de Standup op tijd, met iedereen aanwezig bij het bord.

Voor mij is dit een prachtig verhaal van hoe een kleine team verbetering die goed bedoelt is, een oprecht en grondig team verbeteringsproces ingezet heeft. Het team praatte over hun ‘probleem’ en loste het op. Het mooiste van alles: ze hebben het echte werk helemaal zelf gedaan.